Die Kirchenbücher stellen eine der wertvollsten Quellen der Pfarrarchive für die Recherche dar. Um die Bücher allen Interessierten einfach zugänglich zu machen und gleichzeitig die Originale zu schützen, werden seit dem Jahr 2019 im Projekt „Digitalisierung der Kirchenbücher“ die für die Forschung relevantesten Kirchenbücher digitalisiert. Dabei handelt es sich um die Tauf-, Trau-, Bestattungs- und Konfirmationsbücher mitsamt deren alphabetischen Register. Andere Bücher, wie etwa Abendmahlsverzeichnisse, Kirchenein- und -austritte, werden nicht digitalisiert.
Alle Bücher, die sich schon vor dem Start des Projekts im LAELKB befanden, wurden bereits digitalisiert und online zugänglich gemacht. Deshalb liegt der Schwerpunkt des Projekts bei den Kirchenbüchern, die sich momentan noch in den Pfarrämtern vor Ort befinden.
Planung der Termine vor Ort
Das Projekt wird etwa ein halbes Jahr vor den Besuchen der Mitarbeiter des LAELKB in den Pfarrämtern, auf einer Pfarrkonferenz im jeweiligen Dekanat vorgestellt. Nach dieser Vorstellung erhalten die Pfarrämter über das Dekanat ein Formular per Mail, auf dem Termine ausgesucht werden können (i.d.R. dienstags und donnerstags.) Es kann auch angegeben werden, ob Kirchenbücher, die nicht mehr vor Ort benötigt werden, oder sonstiges archivwürdiges Schriftgut dauerhaft ins Archiv abgegeben werden sollen. Außerdem können Fragen zur Schriftgutverwaltung bereits hier notiert werden, damit sich unsere Mitarbeitenden gezielter auf den Besuch vorbereiten können.
Die Reise der Kirchenbücher
Das Team des Kirchenbuch-Projekts, bestehend aus dem Leiter Peter Halicska, Heiko Quast, Johannes Gebhardt und Leonard Rahimi, holt die Kirchenbücher und sonstiges Schriftgut mit dem Archivbus vor Ort ab. Da dieser etwas breiter ist, freuen diese sich, wenn örtliche Besonderheiten oder Schwierigkeiten (Baustellen, keine Parkplätze vor Ort,…) vorab mitgeteilt werden. Dies kann gerne schon im Formular oder vor dem Termin telefonisch oder per Mail geschehen. Bei der Abholung der Bücher vor Ort wird mittels von Listen abgeglichen, ob alle Bücher vorhanden sind und alle relevanten Bücher werden für den Transport verpackt. Zugleich machen die Kollegen aus der Archivpflege eine Bestandsaufnahme des Schriftguts der Pfarrämter (Registratur, Jahresrechnungen, Gabenkassen, Verkündbücher, Kirchenvorstandsprotokolle). Dabei können auch Fragen zur Schriftgutverwaltung gestellt werden (z.B. zur Registratur, Unterbringung des Pfarrarchivs, Kassation). Im LAELKB werden die Bücher noch einmal überprüft, bevor sie zum Digitalisieren von einer externen Firma abgeholt werden. Abgesehen vom Zeitraum des Digitalisierens (ca. zwei Wochen) kann durch Mitarbeitende des LAELKB auf die Bücher zugegriffen werden, sollten die Pfarrämter Informationen aus den Büchern benötigen.
Sobald die Bücher zurückkommen, werden sie für den Rücktransport an die Pfarrämter in Umzugskartons verpackt und nach insgesamt etwa sechs Wochen ins jeweilige Dekanat gebracht (mit Ausnahme von Büchern, die im LAELKB bleiben sollen). Im Dekanat können die Bücher dann wieder von den Pfarrämtern abgeholt werden.
Was im Nachgang noch passiert...
Die Pfarrämter erhalten im Nachgang außerdem eine DVD mit den Daten ihrer digitalisierten Bücher zugeschickt. Diese ist nur für den internen Gebrauch bestimmt. Sofern beim jeweiligen Termin etwas dauerhaft ins LAELKB übernommen wurde, wird zusätzlich noch eine Übernahmebestätigung bzw. ein Übernahmevertrag zugesandt.
Die digitalisierten Daten werden nach und nach auf die Plattform Archion hochgeladen, wo sie jedem Interessierten rund um die Uhr gegen Gebühr zur Verfügung stehen. Den aktuellen Stand der Online-Stellung sehen Sie, wenn Sie auf Archion unter „Alle Archive ansehen“ das Bundesland Bayern auswählen. Bei Anfragen zu Kirchenbüchern, die für die Benutzung freigegeben sind, können die Pfarrämter künftig einfach auf Archion verweisen. Befinden sich die Kirchenbücher in der Obhut des LAELKB, kann auch auf das LAELKB verwiesen werden.
Zukunft des Projekts
Seit Anfang 2021 werden die Kirchenbücher im Gebiet der ELKB aus den Pfarrämtern abgeholt und digitalisiert. Begonnen wurde im Kirchenkreis Ansbach-Würzburg, hier wurden:
- 261 Pfarreien und 481 Kirchengemeinden besucht
- 468 Kirchenbuchbestände identifiziert
- 13.577 Kirchenbücher überprüft
- 5.429 Kirchenbücher neu digitalisiert
- 1.465 Kirchenbücher neu ins LAELKB übernommen
Ende 2024 konnte der Kirchenkreis Nürnberg abgeschlossen werden. Seit Januar 2025 bis voraussichtlich März 2027 wird unser Team im Kirchenkreis Bayreuth unterwegs sein. Danach folgen:
- 4.2027–8.2028: Kirchenkreis Regensburg
- 8.2028–10.2030: Kirchenkreis Süd (ehemals Kirchenkreise Augsburg und München)
Weitere Informationen über die im LAELKB verwahrten Kirchenbücher - zum Beispiel über die Benutzung und die zu beachtenden Schutzfristen - finden Sie hier.
Fragen können jederzeit an KBDigitalisierung-LAELKB@elkb.de gerichtet werden.